Newsletter und Mailings

Newsletter-Ausgaben werden wie Seiten im atomic Editor erstellt und können sowohl als Webseite veröffentlicht als auch per E-Mail versendet werden. Dadurch entsteht automatisch ein Newsletter-Archiv auf der Website, und jede Ausgabe verfügt über alle relevanten Seiten-Metainformationen.

Der Versand erfolgt entweder über das interne Versandsystem oder über einen externen Dienst. Pro Site können mehrere Newsletter oder Mailings eingerichtet werden — etwa ein regelmäßiger Newsletter und ein Presseverteiler.

Newsletter und Mailings werden über eigene Content-Module auf dem Site-Dashboard verwaltet. Je nach Bedarf können mehrere Module nebeneinander existieren, z. B. eines für den Newsletter und eines für Pressemitteilungen.

Jedes Content-Modul gliedert sich in mehrere Bereiche: die Ausgaben selbst, die daraus erzeugten Mailings, dieEinstellungen für den Versand sowie — falls aktiviert — eine eigeneEmpfängerliste. Gelöschte Ausgaben landen imPapierkorb und können dort wiederhergestellt werden.

Bevor die erste Ausgabe erstellt wird, sollte das Content-Modul eingerichtet werden. Die wichtigsten Einstellungen erreicht man über zwei Icons im Modulkopf sowie über den Menüpunkt Einstellungen.

Über das Zahnrad-Icon wird festgelegt, wie das Content-Modul grundsätzlich funktioniert. Neben Name und Basis-Slug für die URL-Struktur finden sich hier drei zentrale Weichenstellungen:

Über das Pinsel-Icon im Modulkopf lassen sich die Farben des Newsletter-Templates anpassen. Das Template unterstützt sowohl Light- als auch Dark-Mode-Farben. In der Regel werden diese Einstellungen bereits bei der Einrichtung korrekt hinterlegt und müssen nicht angepasst werden.

Der Menüpunkt „Einstellungen" im Content-Modul enthält die Versandkonfiguration: Absendername und Antwort-E-Mail-Adresse, die verantwortliche Organisation, die OptIn-URL für An- und Abmeldungen sowie die Bereichs-URL, auf die in der Willkommens-Mail verlinkt wird.

Wichtig: Die OptIn-URL kann sowohl eine Webseite als auch eine E-Mail-Adresse sein. Hier wird die Adresse hinterlegt, über die sich Empfänger an- und abmelden können.

Das HTML-Template wird in der Regel von urbanstudio eingerichtet. Es bildet das technische Grundgerüst für den E-Mail-Versand und übernimmt die im Farbpanel definierten Farben automatisch über Variablen.

Der Bereich „Newsletter-Ausgaben" (bzw. bei Pressemitteilungen entsprechend benannt) zeigt alle angelegten Ausgaben in einer Liste mit Titel, Datum und Status. Das Globus-Icon kennzeichnet öffentlich zugängliche Ausgaben, das Schloss-Icon eingeschränkt sichtbare.

Über das Dreipunkte-Menü lässt sich eine Ausgabe bearbeiten, duplizieren, löschen oder als Favorit markieren. Entscheidend ist hier vor allem der Punkt „Als Mailing vorbereiten" — er erzeugt aus der fertigen Ausgabe ein versandfähiges Mailing. Dazu mehr im nächsten Abschnitt.

Ein Klick auf den Titel einer Ausgabe oder auf „Bearbeiten" öffnet den atomic Editor im Newsletter-Modus. Die Bearbeitung funktioniert grundsätzlich wie bei Seiten oder News — mit einem wesentlichen Unterschied: Die Block-Galerie enthält eine reduzierte Auswahl von Blöcken, die für den responsiven E-Mail-Versand geeignet sind.

In der Seitenleiste stehen die gewohnten Einstellungen zur Verfügung: Titel, Inhaltspfad (Slug), Seitenzugriff, Veröffentlichungsdatum, Textauszug und Beitragsbild. Der Inhaltspfad wird zusammen mit dem Basis-Slug des Content-Moduls zur URL der Webversion zusammengesetzt — z. B. drg.de/drg-newsletter/newsletter-526/ .

Jeder Block verfügt über eine Sichtbarkeitssteuerung (Personen-Icon in der Block-Toolbar). Dort lässt sich festlegen, wer den Block sehen kann:

Die Option „Deaktiviert" ist besonders nützlich, um Inhalte auf einer bereits veröffentlichten Ausgabe in Ruhe vorzubereiten. Sobald der Block fertig ist, kann er auf „Öffentlich" umgestellt werden.

Da Newsletter-Ausgaben gleichzeitig als Webseite fungieren, verfügen sie über alle relevanten Seiten-Metainformationen und werden im Newsletter-Archiv der Website angezeigt.

Der Weg von der fertigen Ausgabe zur versandten E-Mail führt über„Als Mailing vorbereiten“ im Dreipunkte-Menü. Dadurch wird ein Mailing-Entwurf erzeugt, der im Bereich „Mailings“des Content-Moduls erscheint.

Die Mailing-Übersicht listet alle erzeugten Mailings und lässt sich nach Status filtern — von „Entwurf“ über „E-Mails bereit“, „Wartend“ und "Sendet…“ bis hin zu „versandt“ oder „fehlgeschlagen“.

Ein Klick auf ein Mailing öffnet die Detailansicht mit mehreren Tabs:

Einstellungen — hier können der interne Name, der E-Mail-Betreff, Absendername und Antwort-E-Mail-Adresse angepasst werden. Außerdem lassen sich versteckte Empfänger (BCC) als kommagetrennte E-Mail-Adressen eintragen. Bei Mailings über den System-Presseverteiler erscheint hier zusätzlich die Auswahl der Empfängerkategorien, über die gesteuert wird, welche Empfängergruppen das Mailing erhalten sollen.

Vorschau — zeigt das Mailing in einer Phone- und einer Desktop-Ansicht nebeneinander. Über die Schaltflächen „HTML kopieren" und „HTML Download" kann der Quellcode des Newsletters in die Zwischenablage übernommen oder als HTML-Datei heruntergeladen werden. Bei noch nicht versendeten Mailings steht hier zusätzlich ein „Jetzt versenden"-Button zur Verfügung.

Statistik — zeigt nach dem Versand die Anzahl der Öffnungen sowie eine detaillierte Aufstellung aller im Newsletter enthaltenen Links mit Klickzahlen und Klickrate.

Wer über das interne System versenden möchte, braucht einen Verteiler. atomic bietet dafür zwei Modelle — und es besteht die Möglichkeit, ganz auf einen internen Verteiler zu verzichten und extern zu versenden.

Der System-Presseverteiler ist die globale Mailingliste von atomic — ein siteübergreifender Verteiler, der allen Content-Modulen zur Verfügung steht. Er wird über „Globale Funktionen" → „globale Mailingliste" in der Site-Übersicht verwaltet.

Die Verwaltung gliedert sich in zwei Tabs. Der Empfänger-Tab zeigt eine durchsuchbare Tabelle aller Einträge mit Medium, Name, E-Mail-Adresse, Kategorie und Status. Neue Empfänger werden über „+ Eintragen" angelegt. Der Kategorien-Tab enthält die Verteiler-Kategorien — also die Gruppen, nach denen Empfänger organisiert und beim Versand gezielt ausgewählt werden können, z. B. Nachrichtenagenturen, Leitmedien, Fachmedien oder regionale Verteiler.

Beim Versand eines Mailings wird über Checkboxen ausgewählt, welche Kategorien das Mailing erhalten sollen.

Alternativ zum System-Presseverteiler kann jedes Content-Modul über eine eigene Empfängerliste verfügen. Diese wird über den Toggle „Hat Empfängerliste" in den Basis-Einstellungen aktiviert. Nach der Aktivierung erscheint im Content-Modul ein zusätzlicher Menüpunkt zur Empfängerverwaltung mit derselben Struktur: Empfänger-Tab und Kategorien-Tab.

Newsletter können auch über externe Versandsysteme verschickt werden. In diesem Fall dient atomic ausschließlich zur Erstellung und Archivierung der Ausgabe. Das fertige HTML wird über die Vorschau-Ansicht des Mailings kopiert oder heruntergeladen und anschließend im externen System importiert.

Platzhalter für die personalisierte Ansprache — etwa für die Begrüßung oder den Empfängernamen — werden in diesem Fall vom externen Versanddienst vorgegeben und als Shortcodes direkt in den Textinhalt der Ausgabe eingefügt.

Für Newsletter und Mailings mit eigenem Verteiler stellt atomic eine OptIn/OptOut-Seite bereit, über die sich Empfänger selbstständig ein- und austragen können. Die Konfiguration erfolgt über die „OptIn/OptOut-Einstellungen"im Content-Modul.

Die Anmeldung arbeitet mit Double-Opt-In: Nach dem Absenden des Formulars erhält der Empfänger eine Bestätigungsmail mit einem Aktivierungslink. Erst nach dem Klick wird die Anmeldung wirksam. Zum Abbestellen genügt die Eingabe der E-Mail-Adresse — alternativ findet sich am Ende jedes Newsletters ein direkter Abmeldelink.